Der PDF-Communicator ist eine Software-Suite zur papierlosen und anwendungsunabhängigen:

  • Dokumentenbesprechung
  • Aufgabenverteilung
  • Terminverteilung
  • Terminüberwachung
  • Kommunikation
  • digitalen Dokumentensignierung und
  • persönlichen Archivierung incl. Volltext-Recherchefunktionalität.

 

Jede in der PDF-Communicator Collaboration Suite eingebundene Person verfügt über ein eigenes persönliches Archiv-System. Das persönliche Archiv-System erfüllt für die entsprechenden Personen im Wesentlichen drei Aufgaben:

1. Das Archiv-System ist ein geschützter persönlicher Akten-Container.
2. Das Archiv-System dient als Kommunikations-Plattform für den Akten-Austausch mit anderen Personen.
3. Das Archiv-System dient der betreffenden Person gleichzeitig als persönliches Langzeit-Archivierungssystem.

 

  • Aus dem persönlichen Archiv-System heraus kann die betreffende Person sofort mit anderen Usern kommunizieren, Dokumente besprechen, Aufgaben verteilen, Termine überwachen oder sich einfach nur über den Bearbeitungsstand bestimmter Akten informieren.
  • Sämtliche Kommunikationen werden automatisch im eigenen Archiv-System gespeichert, wodurch man jederzeit über einen Nachweis bestimmter Bearbeitungsstände, Anfragen oder Terminvorgaben verfügt.
  • Über eine spezielle Druckerschnittstelle, dem Archivierungs-Assistenten, können praktisch aus jeder beliebigen MS-Windows-Anwendung Dokumente der PDF-Communicator Collaboration Suite übergeben und somit in die persönlichen Archive der anderen User verteilt werden.
  • Jeder Nutzer wird sofort über Akten-Neueingänge informiert und kann entsprechend reagieren, den Akteneingang bestätigen, Anfragen versenden, neue Aufgaben verteilen usw..
  • Aus dem eigenen Archiv-System kann jederzeit eine Kommunikation mit anderen Personen bzw. Personengruppen (Hauptamt, Personalabteilung…) vorgenommen werden. Per E-Mail können Dokumente auch an Personen, welche nicht mit der PDF-Communicator Suite arbeiten, zugesendet werden.
  • Sowohl das persönliche Archiv-System als auch der Archivierungs-Assistent sind selbsterklärend und können ohne aufwendige Schulung sofort genutzt werden.

 

Unsere Erfahrungswerte:
  • Schulungsaufwand „persönliches Archiv-System“: 30 Minuten
  • Schulungsaufwand „ Archivierungs-Assistent“: 10 Minuten



Der Archivierungs-Assistent - die universelle Schnittstelle zu anderen Anwendungen:

Der Archivierungs-Assistent ist Bestandteil der PDF-Communicator CS und im gesamten Netzwerk für Jedermann verfügbar. Jede MS-Windows-Anwendung, welche über eine Druck-Funktionalität verfügt, kann mit Hilfe des Archivierungs-Assistenten Dokumente an den PDF-Communicator übergeben.

Archiv-Assistent

Der Archivierungs-Assistent ist somit die anwendungsunabhängige Schnittstelle zu anderen MS-Windows-Anwendungen. Das ist sehr praktisch, denn dadurch wird quasi jede Anwendung um sehr hilfreiche Funktionalitäten erweitert.
Jedes Druck-Dokument wird vom Archivierungs-Assistenten zuerst ins medienbruchfreie PDF/A-Format gewandelt. Gleichzeitig wird eine Volltext-Verschlagwortung durchgeführt. Im Archivierungs-Assistenten kann dann:

  • das Dokument kommentiert,
  • ggf. eine digitale Signierung vorgenommen und

die eigentliche Dokumentenversendung an die Zielpersonen oder Personengruppen der PDF-Communicator CS vorgenommen werden.



Digital signierte PDF/A-Dokumente aus praktisch jeder Anwendung erzeugen:

Da der Archivierungs-Assistent über die Druckerschnittstelle für jede MS-Windows-Anwendung verfügbar ist, kann er auch einzig und allein „nur“ zur digitalen Dokumenten-Signierung genutzt werden.
Das digital signierte PDF-Dokument kann man anschließend speichern oder per E-Mail versenden. Um Dokumente digital signieren zu können muss man natürlich im Besitz einer qualifizierten digitalen Signatur sein.



Digital signierte PDF/A-Dokumente aus praktisch jeder Anwendung per E-Mail versenden:

Der Archivierungs-Assistent verfügt auch über eine E-Mail-Schnittstelle (MAPI, SMTP), so dass man bei Bedarf aus praktisch jeder MS-Windows-Anwendung digital signierte PDF/A-Dokumente per E-Mail frei versenden kann.
Bevor das Dokument per E-Mail versendet wird kann man sich noch einen „Versandnachweis“ im eigenen Archiv-System anlegen lassen. Somit ist man jederzeit in der Lage Auskunft zu erteilen, welches Dokument wann an welche Person/en versendet wurde.



Anwendungsunabhängige papierlose Dokumentenbesprechung, Aufgabenverteilung und Terminüberwachung:people

Über eine spezielle Druckerschnittstelle, dem Archivierungs-Assistenten, können praktisch aus jeder beliebigen MS-Windows-Anwendung Dokumente an die PDF-Communicator CS übergeben und somit vollkommen papierlos an einzelne Personen oder Personengruppen verteilt werden.
Sowohl im Archivierungs-Assistenten als auch im persönlichen Archiv-System können die betreffenden Dokumente dann mit zusätzlichen Notizen, Kommentaren, Terminvorgaben und Aufgaben versehen werden.
Der oder die Empfänger eines Dokumentes können dann entsprechend reagieren, das Dokument wiederum mit Kommentaren oder Notizen versehen und erneut anderen Personen oder dem Aufgabensteller zurück senden.
Von jeder Dokumentenversendung wird automatisch ein „Versandnachweis“ im eigenen Archiv–System angelegt. So hat man jederzeit einen revisionssicheren Nachweis darüber, welches Dokument mit welchen Informationen an welchen Personen übergeben wurde.
Durch die Nutzung des Archivierungs-Assistenten über die Druckerschnittstelle wird jede beliebige MS-Windows-Anwendung in die PDF-Communicator CS eingebunden und um sehr leistungsstarke Funktionalitäten erweitert.



Enormes Kosteneinsparungspotential:

Der papierlose Dokumentenaustausch, die papierlose Dokumentenbesprechung und die Möglichkeit der digitalen Dokumentensignierung schlägt sich beim Anwender auf der Kostenseite natürlich äußerst positiv nieder. Auf Drucker- und Kopiertechnik kann zum Teil komplett verzichtet werden. Das spart Strom und schont eventuell vorhandene Technik. Auf Papier kann ebenfalls größtenteils verzichtet werden. Wertvolle Ressourcen werden eingespart und die Umwelt wird geschont!



Enormes Zeiteinsparungspotential:

Durch den elektronischen papierlosen Dokumentenaustausch findet eine sehr zeitnahe Kommunikation zwischen den beteiligten Personen statt. Der Zeitaufwand für den Dokumentenausdruck, eventuelle Kopierarbeiten, der Weg zum nächsten Mitarbeiter, die Erstellung von Umlaufmappen usw. werden komplett überflüssig. Der Zeitumfang für eine Dokumentenbesprechung kann durch den Einsatz der PDF-Communicator CS erheblich verkürzt werden.



Der PDF-Communicator im gemeinsamen Einsatz mit der Rats-Manager XE Office-Suite:

Der PDF-Communicator ist zwar eine anwendungsunabhängige Softwarelösung, aber in unserer eigenen Sitzungsdienstlösung haben wir natürlich eine komplette Integration vorgenommen. Der PDF-Communicator kann in der Rats-Manager XE Office-Suite für:

  • Termin- und Aufgabenverteilungen,
  • Aufgabenüberwachung,
  • Aktenanfragen,
  • Dokumentenbesprechung,
  • Dokumentensignierung,

genutzt werden.



Der PDF-Communicator im gemeinsamen Einsatz mit der Informator CS:

Die Informator Collaboration Suite kann hervorragend mit dem PDF-Communicator erweitert werden. Durch den gemeinsamen Einsatz beider Softwareprodukte können Dokumente im hausinternen Netzwerk papierlos besprochen und aufbereitet werden, bevor die Versendung zu den externen Personen des Informators vorgenommen wird.