Papierlose Dokumentenbesprechung, Signierung und Archivierung
Die Software-Suite zur papierlosen und anwendungsunabhängigen Kommunikation – Umlaufmappen werden überflüssig.
Was der PDF-Communicator leistet
- Dokumentenbesprechung
- Aufgabenverteilung
- Terminverteilung
- Terminüberwachung
- Kommunikation
- digitale Dokumentensignierung
- persönliche Archivierung mit Volltext-Recherche
Das persönliche Archiv-System
Jede eingebundene Person verfügt über ein eigenes persönliches Archiv-System. Es erfüllt im Wesentlichen drei Aufgaben:
- Akten-Containergeschützter persönlicher Speicher für Ihre Akten
- Kommunikations-PlattformAkten-Austausch mit anderen Personen
- Langzeit-Archivpersönliche Langzeitarchivierung
Aus dem Archiv-System heraus kommunizieren Sie sofort mit anderen Nutzern, besprechen Dokumente, verteilen Aufgaben, überwachen Termine oder informieren sich über den Bearbeitungsstand bestimmter Akten. Sämtliche Kommunikationen werden automatisch im eigenen Archiv gespeichert – so haben Sie jederzeit einen Nachweis über Bearbeitungsstände, Anfragen und Terminvorgaben.
Jeder Nutzer wird sofort über Akten-Neueingänge informiert und kann reagieren: den Eingang bestätigen, Anfragen versenden, neue Aufgaben verteilen. Per E-Mail können Dokumente auch an Personen gesendet werden, die nicht mit der PDF-Communicator Suite arbeiten.
Schulungsaufwand: persönliches Archiv-System
ca. 30 Minuten – selbsterklärend und ohne aufwendige Schulung sofort nutzbar.
Schulungsaufwand: Archivierungs-Assistent
ca. 10 Minuten – nach unseren Erfahrungswerten.
Der Archivierungs-Assistent – die universelle Schnittstelle
Der Archivierungs-Assistent ist Bestandteil der PDF-Communicator CS und im gesamten Netzwerk verfügbar. Jede MS-Windows-Anwendung mit Druckfunktion kann über ihn Dokumente an den PDF-Communicator übergeben – damit wird quasi jede Anwendung um sehr hilfreiche Funktionen erweitert.
Jedes Druck-Dokument wird zuerst ins medienbruchfreie PDF/A-Format gewandelt und gleichzeitig im Volltext verschlagwortet. Anschließend kann das Dokument:
- kommentiert,
- bei Bedarf digital signiert und
- an Zielpersonen oder Personengruppen versendet werden.
Digital signierte PDF/A-Dokumente aus jeder Anwendung
Da der Archivierungs-Assistent über die Druckerschnittstelle für jede Windows-Anwendung verfügbar ist, kann er auch allein zur digitalen Signierung genutzt werden. Das signierte PDF lässt sich speichern oder per E-Mail versenden. Voraussetzung ist eine qualifizierte digitale Signatur.
Signierte Dokumente per E-Mail versenden
Über die E-Mail-Schnittstelle (MAPI, SMTP) versenden Sie digital signierte PDF/A-Dokumente aus praktisch jeder Anwendung. Auf Wunsch wird vorher ein Versandnachweis im eigenen Archiv angelegt – so wissen Sie jederzeit, welches Dokument wann an wen ging.
Dokumentenbesprechung, Aufgaben und Termine
Dokumente werden vollkommen papierlos an einzelne Personen oder Gruppen verteilt und mit Notizen, Kommentaren, Terminen und Aufgaben versehen. Empfänger reagieren direkt und senden ihre Anmerkungen zurück. Jede Versendung erzeugt automatisch einen revisionssicheren Versandnachweis.
Im Einsatz mit der Rats-Manager XE Office Suite
In unserer Sitzungsdienstlösung ist der PDF-Communicator vollständig integriert – für Termin- und Aufgabenverteilung, Aufgabenüberwachung, Aktenanfragen, Dokumentenbesprechung und Dokumentensignierung.
Im Einsatz mit der Informator CS
Gemeinsam mit dem Informator werden Dokumente zuerst im hausinternen Netzwerk papierlos besprochen und aufbereitet, bevor sie an die externen Personen des Informators gehen.
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